フリーランスのタスク管理!GTDにはこんなツールを使って生産性を高めよう – ESTELOCOS.jp

フリーランスのタスク管理!GTDにはこんなツールを使って生産性を高めよう

仕事効率化

こんにちは。ネットビジネス研究家の銀河です。

遅くなりましたが、先週末にBUYMA(バイマ)の勉強会で京都へ行ってきましたよ。

今回の内容はバイマのと言うよりもビジネスに関してタスク管理にフォーカスし、仕事の効率化を模索しながら仲間内でシェアしてきました。

僕も色々とタスク管理には頭を悩ませ、自分なりの効率化を考えてきましたが、「これ!」という形が出来上がっていませんでした。ただ今回みんなから得たやり方と今までのやり方を混ぜ合わせることでだいぶ完成形に近づいてきたのでシェアしておきます。

タスク管理に頭を悩ませているあなた、人それぞれのやり方があるかと思いますが少しでも参考になれば幸いです。

タスク管理はアナログ? デジタル?

これ永遠のテーマでもあるかと感じる部分もあります。

それぞれ一長一短でメリットデメリットを含んでいますよね。新年が明けたことで心機一転気合を入れるために手帳を新調した人も多いかと思います。

僕もその一人ですが去年は手帳を買わなかったんです。「ペーパーレスに挑戦しよう! これからはグーグルカレンダーとiPhoneアプリがあれば荷物1つ減るし!」みたいな感じだったんですね。

グーグルカレンダーは非常に便利で定期的にある予定を繰り返し設定することでいちいち入力する手間も省けますし、デスクトップ・スマートフォン・ノートパソコン・タブレット(持っていませんが)など、どの端末で見ても常に同期されています。

メールをチェックしながらその場で打ち込めば、いちいち手帳を開く必要もペンを持つ必要もありません。内容を画面を見ながら確認して手帳に書く必要も途中で「あれ? この漢字どうやって書くんだっけ?」なんかにもなりませんw

来た内容をコピペすればいいし、住所もコピペしてグーグルマップと同期すればOK、電車の時間も乗り換えも調べながらメモっておけます。

ただし本当にちょっとしたメモや瞬間的なひらめきはアナログに軍配が上がります。スマートフォンを取り出してアプリを開いてフリック入力(できませんが)している間に手帳なら速攻で終わっているでしょう。

あくまでプログラミングされていますのでやれる限界も決まっており、「このアプリにこんな機能があれば良いのに」とか「こっちならこれができるけどあれはできないし、あっちは……」なんてやっていたらアプリ比較だけで1日終わります。

タスク管理はアナログとデジタルを併用する

GTDに限らず色々と選択肢に悩まされることがありますが、なにも「どっちか1つ」にする必要はありませんよね。アナログにはアナログの良いところ、デジタルにはデジタルの良いところがあります。逆に足りない部分もありますのでそこを併用して補っていきましょう。

僕がタスク管理に使っているツール

では実際に僕がどんなツールを使って日々のタスクを管理しているかご紹介します。「これが絶対」というわけではないので1人の方法として参考にしてみてください。規模の大きなもの順にいきます。

  • デジタルツール
    • XMind(Xマインド)
    • Gmail(Gメール)
    • Todoist(トゥドゥイスト)
    • Google Calendar(グーグル・カレンダー)
    • Trello(トレロ)
    • ChatWork(チャットワーク)
  • アナログツール
    • 手帳
    • クリアファイル
    • ルーズリーフ
    • 付箋

脳内のタスクをとにかく吐き出すマインドマップ『XMind』

タスクを整理して効率よく管理するためにはマインドマップが1番使いやすいです。

使い方としては思いついたことを順不同でとにかく片っ端から羅列していきます。その後でまとめられるものはまとめ、散らかった脳みそ内を視覚化しながら整理していきます。

ノートに書きながらまとめていっても良いかと思いますが、デジタルツールであれば羅列したタスクをドラッグ&ドロップで移動したり、外注さんやビジネス仲間と共有できるので便利です。清書する手間も省けますしね。

マインドマップツールは使いやすいものでいいかと思いますが、僕は『XMind(Xマインド)』というアプリを使っています。以前までは『MindMeister(マインドマイスター)』を使っていましたが、機能面でやれることの多いXマインドに乗り換えました。ただ、仲間内ではマインドマイスターを使っている人が多いので共有のために残してあります。

どちらも無料で使えますが、僕は有料プラン(マインドマイスターは6ヶ月で$36のパーソナルプラン、Xマインドは12,799円(税込)のプロ版<こちらは購入式>)を使っています。

メール管理はやっぱり『Gmail』が1番便利

Windows(ウィンドウズ)ならMicrosoft Outlook(マイクロソフト・アウトルック)かWindows Live メール、MacならMac OS Mailなどの純正アプリがありますし、Gmail以外にもYahoo!メールを使っている人もいますね。無料で使えるメーラーアプリもThunderbird(サンダーバード)やOpera Mail(オペラ・メール)、air mail(エア・メール)なんかを使ってきましたが、結局のところGmailが最強です。

ネットビジネスをやってるとGoogleアカウント自体が必須となるのでどうせ作ることになるし、PC、スマホ、ノートパソコンなどあらゆるデバイスで同期できるのも非常に便利。高いセキュリティや自動振り分け、独自ドメインのメールも使えるしこれ以外を使う理由が無くなりました。

メールボックスを整理し、タスク管理をするにはメインの受信トレイを空にするよう心がけます。いらないメルマガや宣伝のメールは削除し、必要なメールはラベルやスターをつけて別管理してアーカイブ。仕事やプライベートの予定やタスクができたらその場で後述のTodoistに入れて完了もしくは返信と同時にアーカイブ。つまり受信トレイに毎日入ってくるメールを「ゴミ」「対応中」「未対応」の状態にしておくわけですね。毎日作業終了時に受信ボックスが空になっているのは気持ちいいですよ。

ちなみに余談ですが、グーグルアカウントにログインする時ご丁寧に「@gmail.com」まで入力する必要ありません。結構周りに居ましたが@gmail.comの前まで入力すればOKです。

タスクのメモや羅列は『Todoist』でリスト化する

タスク管理と言えばToDoリスト。iPhoneにも純正で「リマインダー」アプリが入っていますし、Gmailやグーグルカレンダーを使うなら『グーグルタスク」という手もあります。もちろん何を使おうが自由ですのでご自身に合ったものをお使いください。

僕は『OmniFocus(オムニフォーカス)』と悩みましたが、なんとなく『Todoist』を使っています。

  • GTDのブログを書く
  • 住信SBIネット銀行に入金50,000円
  • 美容院を予約する
  • 今月の経理をまとめる
  • 猫の餌を買う

など仕事もプライベートも買い物もなんでもとにかくここに放り込みます。そのあとで「今すぐやるべきこと」「あとでやること」などの時系列や「バイマ」「ブログネタ」など事業種やプロジェクト別に整理したりしています。

▶︎To-Doリストとタスク管理。無料、簡単、オンラインとモバイル用: Todoist

日々のルーティーンや隙間時間は『グーグルカレンダー』で管理

グーグルカレンダーをスケジュール帳としてリアルタイムに管理するのは、僕にはなかなか厳しかったですw

予定変更を打ち合わせ中に口頭で伝えられたり、外出中に予定が追加されたりした時にiPhoneを開いて入力するのは非常に時間や手間がかかります。そういう時はアナログ手帳にサッとメモしておいてから後でグーグルカレンダーに入力しておきます。

ただ、これだけならわざわざグーグルカレンダーに入力する必要はあまりなく、手帳だけで管理すればOKですよね。

ですので僕は、手帳に書いていられないような毎日行うルーティーンや細かな時間をカレンダーに入れ、1日にどれだけ空いている時間があるのかを確認しています。

風呂や食事、移動時間、睡眠など全て入れることで自分の1日が見えてきます。

上の画像がリアルな僕の毎週の予定なのですが、白い部分が空き時間ということですね。打ち合わせや追われている仕事をここで処理していく感じになっています。

これに加えてジムに行ったり、プライベートの用事も入ってくるのでどこになら入れられるかが明確になります。

チームでのプロジェクトは「Trello』で共有して管理する

これは最近になって取り入れたので、まだまだやり方が決まり切っていません。

参加しているコミュニティのセミナーが今月(2017年1月)の15日にあったのですが、その時に教えていただいたツールです。僕には「こんな便利なの知らなかった!」という衝撃的なツールで、すでにやりたかったことがいろいろと実現できています。

トレロについては僕にはまだ説明が難しいので、参考までにわかりやすくまとまった別サイトを。

▶︎タスク管理ツール「Trello」をもっと使い倒す!ガントチャートも作れる応用編を紹介

見るよりやってみた方が早いかも。これだけの機能で全て無料……恐ろしい。

▶︎みんなでなんでも視覚的に整理する無料ツール|Trello

メールやLINEより『チャットワーク』が断然便利で早い

友達とのやりとりはLINE、仕事はメールが一番多いイメージがあります。僕も使ってはいますが、フリーのネットビジネスではチャットワークが断然便利です。

フリーランス、個人事業主などと言いますが、完全1人で全ての業務をこなすのはなかなか厳しいので、仕事仲間や外注さんとの連携が必要となってきます。

メールだといちいち題名を入れたり「お疲れ様です」や「お世話になります」なんかで始めなきゃなりませんが、チャットツールならもっと簡単にコミュニケーションが取れます。

LINEはパソコンでも開けますが、画面が小さいしデータなどのやりとりには不向きですので、基本的には業務連絡はほぼ全てチャットワークで行っています。要対応な案件や、発生したタスクを自分以外で行う場合はチャットワークで連絡します。

▶︎チャットワーク(ChatWork) | ビジネスが加速するクラウド会議室

速攻性はやっぱりアナログ手帳がダントツ

打ち合わせをしながらメモをしたり、案件をまとめたり、デスク以外で発生した予定やタスクなどは一旦全て手帳に落とし込みます。

僕は忘れっぽいので新たなことが起きたり、別のことに集中しているとすぐ忘れてまうので、何かあればメモをする癖をつけています。スケジュール帳を使っていますが、使い方が使い方なのでメモ帳でもいいかなと最近は思っています。

タスク、予定、ひらめいたアイディア、心に残った言葉、ブログネタなどなんでも放り込んでおきます。ただ、けっこうごちゃごちゃしやすいですし、字が下手くそなので後で確認も兼ねて別のデジタルツールに落とし込んでいます。

カラー別のクリアファイルでプロジェクトや重要度別に管理

僕は主に

  • 重要
  • 音楽事業(スタジオ関連、オケプール関連、DJ関連)
  • バイマ
  • メディア、ブログ関連(当サイト、ファッションブログ、音楽ブログ)

の4つで分けています。

クリアファイルの中の書類やメモは現在進行中、案件が済むと破棄したり別のファイルに保管したりしています。この保管に関してはスキャナーでPDFにしたり何かしてペーパーレス化していきたいですが……そのうちかなw

ルーズリーフでとにかく書きなぐってみたりもする

書くことでひらめくこともありますよね。脳内を視覚化させるには前述のマインドマップを多く使いますが、それ以前に何も定まっていない場合は紙にとにかく書きなぐってみたりします。

ノートでもいいのですが、必要なメモと不必要なメモが分かりにくくなるのでルーズリーフにしています。なんとなくまとまったらクリアファイルに挟んでデジタルに落とすまで残しておきますし、いらないメモでしたらすぐに捨てます。

また、今回のブログを書くきっかけとなった京都のセミナーにて「付箋を紙に貼って管理」というやり方を覚えたので、このルーズリーフに貼って管理していきます。

ちなみに僕の場合はメモしたり図形を書いたり、付箋を貼ったりするにも綺麗に使える方眼タイプのルーズリーフを使っていますw

タスク管理の最小単位は付箋にまで落とし込むこと

ざっくりとしたプランや長期的なプロジェクトから。年ごと、月ごと、週ごと……と細分化してみると、夢や目標というのは「今日その日にやること」のかたまりだということがわかってきます。

やるべきことの最終単位が決まったらこれを付箋に書いていきます。

今回のセミナーで付箋の有効的な使い方を聞いたのですが、実は僕は付箋が嫌いでしたw

というのも見栄えが悪いのでパソコンやデスクにあまりペタペタと色々なところに貼りたくなかったんですね。同様に手帳にも付箋を貼って管理している人もいますが、閉じるときに折れるし剥がれるし僕はやろうとも思えませんでしたw

こういう感じのやつですね。僕はちょっと苦手ですw

なので「付箋かぁ……」みたいな感じだったのですが、「これを紙に貼って管理しよう」ということだったので、「これはいける」と思ったわけですね。

Todoistに溜め込んだタスクの中から「今日はこれとこれとこれをやる」というタスクを抜き出して処理したり、プロジェクトを細かなタスクに細分化させて終わったものから剥がして捨てるようにしました。

ちなみにこれ直近のやつで、地元にオープンするダンススクールのウェブサイトの制作プランのタスクです。

  • ドメイン取得
  • サーバー契約・WirdPressインストール
  • ロゴ画像
  • テキスト素材一式
  • 会場紹介ページ
  • 問い合わせフォーム

など必要事項とページ構成などを書いてできたものから破棄していきました。ちなみにこのときに「1つのタスクにかかった時間」をはかるとより効率的ですね。

セミナーではタイマーを用意して「目標時間内にやる」という感じだったのですが、僕は逆に「何分かかったか」をはかって次の目標の指針にしました。

あとは対応待ちなのが数件ですね。

この状態になったら対応待ちのクリアファイルに移動させておきます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

フリーランスで仕事をしていると「自分がやるべきこと」「やりたいこと」「任せること」「確認」などのタスクが多すぎて管理しきれなくなります。

毎日デスクに向かうも「さて、何からやろうかな」とか、とりかかってる最中に「ヤバい。あれやるの忘れてた」とかになりがちで、目の前のことを思いついた順にこなすしかなくなります。

事業を行っている以上は自分の時間給も経費のうちですので、うまく管理していきたいものですね。

  1. 長期的なプランや計画などあまり動かないものをマインドマップで整理
  2. 生まれたタスクをTodoistに投げ込む
  3. グーグルカレンダーでプロジェクトの期間や期限を作る
    1. プロジェクトの場合→トレロでグループ単位で進行管理
    2. 単体の場合や報連相→チャットワークで連絡
  4. 付箋に書いて業務開始

のような流れです。

タスク管理に悩んでいる方、参考にして是非取り入れてみてください。

 

ではまた。

 

 

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